פרטי משרה

פרטי המשרה

אם רק אדם אחד יודע לעשות את העבודה – אין לכם תהליך. יש לכם סיכון. ארגונים רבים תלויים ב"עובד המפתח" – זה שיודע הכול, פותר הכול ונמצא בכל צומת. כל עוד הוא שם, הכול נראה תקין. אבל ברגע שהוא יוצא לחופשה, חולה או עוזב, הארגון מגלה שהידע מעולם לא היה של הארגון, אלא של אדם אחד. באחת החברות שליוויתי שאלתי את המנכ"ל "מה יקרה אם העובד הכי חזק שלך לא יגיע מחר לעבודה?" הוא חייך ואמר "עדיף שלא נחשוב על זה..." עניתי לו "אם אתם מפחדים מהשאלה הזאת, זו בדיוק הסיבה לחשוב עליה." ארגון חזק לא נמדד לפי העובדים שאין להם תחליף. הוא נמדד לפי היכולת שלו להמשיך לעבוד גם כשהם אינם. 1. ידע שלא מתועד הוא סיכון עסקי אם תהליך קיים רק בראש של עובד אחד, הוא עלול להיעלם יחד איתו. 2. אל תתעדו רק נהלים – תעדו את דרך החשיבה מהם השיקולים? אילו טעויות נפוצות יש? למה מתקבלת כל החלטה? 3. בנו גיבוי לכל תפקיד קריטי כל עובד מרכזי צריך לפחות אדם אחד שמכיר את התהליך ויכול להחליף אותו בעת הצורך. 4. בדקו את עצמכם בתרגיל פשוט בחרו עובד אחד ושאלו: "אם הוא לא מגיע במשך שבוע – אילו תהליכים ייעצרו?" התשובות יחשפו את נקודות התורפה בארגון. 5. ארגון בונה מערכות, לא גיבורים ככל שהידע הופך לנכס ארגוני ולא אישי, כך הארגון יציב יותר, צומח מהר יותר ופחות תלוי באנשים בודדים. בישיבת ההנהלה הקרובה, בקשו מכל מנהל לרשום את שלושת התהליכים שבמחלקה שלו תלויים באדם אחד בלבד. לאחר מכן שאלו "מה אנחנו יכולים לעשות כבר החודש כדי להפוך את הידע הזה לנכס של הארגון, ולא של אדם אחד?" זו אחת ההשקעות המשתלמות ביותר בצמיחה ובחוסן של כל ארגון..